台積電-工程文件變更管理

核心智識 | 成功案例

公司背景

圖片來源:台灣積體電路製造股份有限公司

台灣積體電路製造股份有限公司成立於民國七十六年，是全球最大的專業積體電路製造服務公司。

身為第一家專業積體電路製造服務業者，台灣積體電路製造股份有限公司藉由與每個客戶所建立的堅強的夥伴關係，穩定地創造了強而有力的成長。全球的IC供應商因信任台積公司獨一無二的尖端製程技術、先鋒設計服務、製造生產力與產品品質，將其產品交予台灣積體電路製造股份有限公司生產。

面臨挑戰

台灣積體電路製造股份有限公司作為台灣半導體產業的龍頭企業，在製程研發過程中所產生機密性文件數量相當可觀，從民國七十六年到現在所累積的文件實在過於龐大。若以人力維護方式，成本太高、且版本控制不易，要找到正確內容的版本非常困難；在商業流程上透過人為傳簽過程太過冗長，在權限控管上無法有效管理。
企業希望能集中管理這些文件，讓使用者能在正確的位置，取得最及時的文件內容，並透過電子傳簽降低人為疏失，加快傳簽速度，並對文件提供安全性控管。所以需要一個Content Management System(內容管理系統)，可以來管理如此大量文件、對文件提供權限管理，在最短時間內讓客戶找到正確的文件。

解決方案

Documentum主要提供企業內容管理(ECM)的管理平台，其對於管理、制定及發佈大量不同類型的內容，包含文件、網頁、XML及影像檔案的過程更加自動和簡單化。
經由自定的商業流程，定義特定的時間將特定的內容發送給特定的人，Documentum將內容可以充份發揮作用。Documentum用戶可以縮短冗長的人工商業流程、提升客戶滿意度、降低操作成本，進而改善競爭優勢。

解決方案建置效益或效果

經由導入Enterprise Content Management System大幅降低人工傳簽的時程，提供最具延展性的企業內容管理。
並透過權限控管安全地保護企業的機密文件，透過Web平台傳遞可靠準確的內容，並且以多樣化的服務方式，提供給客戶使用；進而提升作業效率，企業競爭力，也大幅提高客戶滿意度。

Documentum的特點

可管理/儲存任何格式的文件
可確保使用者總是取得最新版本的文件內容
可根據文件的權限設定限制對文件的讀/寫/刪除等動作
可針對文件的屬性提供搜尋
可自訂工作流程提供企業使用

為什麼要用Documentum當做Content Management System？

Documentum可以管理文字/表格/圖像/影音等各式各樣格式的文件；當文件數量成長到難以用人力來管理時，Documentum可有效管理大規模的文件並降低成本支出，同時對文件的權限控管，和對文件的搜尋也可藉由Documentum本身的功能來大幅提升；另外企業可透過Documentum的工作流程模組為企業量身訂做商業流程來縮短流程中所耗費的人力與時間。

客戶使用了Documentum的效益是什麼呢？

TSMC公司內部以管理技術文件為主的EDW系統，即是以Documentum做為文件內容管理的後端處理平台，搭配J2EE Framework做為前端呈現User Interface的技術，現在被管理的文件已經超過2TB以上。

在以Documentum為主的平台架構上，我們可以確保文件是安全地被儲存在它的文件庫(Repository)當中，經由它的管理機制有效的來管理文件。原先以紙本保存的文件，往往在作業過程當中會有遺失或毀損的情形，透過Documentum的儲存管理，可以避免以紙本保存的成本與風險；另外，Documentum系統提供了非常完備的版本管控機制，以集中存儲管理的方式，實現讓每一位user都可以取得最新最有效的文件內容，大幅降低參考錯誤內容的技術文件所造成的企業損失。同時，Documentum多樣化的權限設定方式，讓管理者可以相當彈性的依據企業的需求訂定出符合體制的Security Model，有效管理敏感性的機密文件，在有權限許可的使用者觀看的同時，防止任何沒有權限存取文件的使用者去取得文件；達到讓使用者可以在有系統的安全管控下以最短的時間取得正確的文件。

除了版本控制以及權限控管之外，Documentum提供針對文件屬性做搜尋功能，提供使用者在以瀏覽方式之外的另一個有效取得文件的方式；Documentum所擁有的商業流程開發模組，讓企業能夠以量身打造的商業流程，經由相關技術人員的專業判斷，來審核文件內容，進而產生每一份具可信度，且可被安全儲存的技術文件，有效保存TSMC公司最核心技術，提升公司的競爭力，穩固公司半導體產業的龍頭地位。